Import rozliczeń Bolt, Uber i FreeNow — instrukcja krok po kroku

Raz w tygodniu pobierasz pliki z Bolta, Ubera i FreeNow, wgrywasz je w Rozliczenia → Import rozliczeń, a aplikacja sama rozpoznaje kierowców i tydzień i liczy wypłaty według szablonu. Zanim cokolwiek zapisze, pokazuje podgląd. Poniżej cały proces krok po kroku, od pobrania pliku z panelu platformy do zapisanych rozliczeń.

Krok 1. Pobierz pliki z platform

Potrzebujesz plików za jeden pełny tydzień rozliczeniowy, od poniedziałku do niedzieli. Wgraj pliki z każdej platformy, na której jeżdżą Twoi kierowcy. Nie musisz mieć wszystkich trzech.

Bolt — „Zarobki na kierowcę” (CSV)

1. Zaloguj się do panelu Bolt Fleet i wejdź w Finanse → Raporty → Zarobki na kierowcę.
2. W prawym górnym rogu wybierz okres Ostatni tydzień.
3. Kliknij Pobierz i wybierz Zarobki na kierowcę. Pobrany plik nazywa się Zarobki na kierowcę-….csv.

Uber — „Płatności – kierowca” (CSV payments_driver)

1. Zaloguj się do Uber Fleet Hub, wejdź w Raporty i kliknij Wygeneruj raport.
2. W polu Typ zgłoszenia wybierz Płatności – kierowca.
3. W Przedział czasowy → Okno rozliczenia wybierz poprzedni tydzień. Uber podaje go „od poniedziałku do poniedziałku”, a aplikacja i tak odczyta go jako tydzień od poniedziałku do niedzieli.
4. W polu Wybierz organizacje zaznacz swoją firmę i kliknij Wygeneruj.
5. Po chwili raport pojawi się na liście. Kliknij Pobierz. Plik nazywa się …-payments_driver-….csv.

FreeNow — zarobki z portalu (ZIP)

1. W portalu FreeNow dla firm wejdź w Zarobki w menu po lewej.
2. Ustaw Zakres dat na ten sam tydzień, od poniedziałku do niedzieli.
3. Kliknij ikonę pobierania. Wgraj pobrany plik ZIP bez rozpakowywania, bo są w nim dane z VAT i bez VAT.

Aplikacja przyjmuje też pojedynczy CSV z portalu FreeNow oraz PDF-y FreeNow: historię przejazdów i fakturę samofakturowania.

Krok 2. Wgraj pliki w aplikacji

Wejdź w Rozliczenia → Import rozliczeń. Ten sam ekran otworzysz przyciskiem Wgraj pliki z platform na stronie Rozliczenia, a gdy tydzień ma już dane, z menu Więcej → Wgraj pliki ponownie.

Jeśli nie pamiętasz, gdzie jest raport w panelu platformy, kliknij ? przy nazwie Bolt, Uber lub FreeNow. Pokaże się skrócona instrukcja ze zrzutami i link do panelu. Pełna instrukcja ze zrzutami otwiera przewodnik obok pola wgrywania. Przy pierwszym imporcie przewodnik jest rozwinięty od razu, a gdy go zwiniesz, aplikacja to zapamięta.

Przeciągnij pliki do pola albo kliknij Wybierz pliki. Możesz wgrać kilka plików naraz, np. Bolt i Uber za ten sam tydzień. Plik dodany przez pomyłkę usuniesz krzyżykiem. Następnie kliknij Analizuj pliki.

Krok 3. Sprawdź rozpoznane pliki i tydzień

Pod polem wgrywania pojawi się karta każdego pliku z jego rodzajem (np. Bolt (CSV), Uber CSV, FreeNow CSV/ZIP) i wykrytym okresem. Jeśli w pliku czegoś brakuje, zobaczysz tu żółte ostrzeżenie, np. o brakującej kolumnie albo o wierszu, którego nie dało się odczytać.

W sekcji Okres rozliczeniowy sprawdź, czy Aktywny okres to właściwy tydzień. Okres jest odczytywany z nazwy pliku, dlatego nie zmieniaj nazw pobranych plików. Gdy pliki wskazują różne tygodnie albo okresu nie da się wykryć, wybierz go ręcznie w polu Tydzień rozliczeniowy (pon–nd).

Krok 4. Dopasuj nierozpoznanych kierowców

Aplikacja szuka kierowcy najpierw po zapamiętanym identyfikatorze z platformy, potem po e-mailu, telefonie, a na końcu po imieniu i nazwisku. Wiersze, których nie da się jednoznacznie przypisać, trafiają do sekcji Wiersze wymagające ręcznego dopasowania ze statusem Brak dopasowania albo Kilku pasujących. Dla każdego wiersza wybierz jedno:

• Wybierz kierowcę… — przypisz wiersz do kierowcy, którego masz już w aplikacji, np. gdy w panelu platformy ma inny e-mail.
• Utwórz kierowcę z pliku — dodaj nowego kierowcę z danymi z raportu. Utwórz wszystkich niedopasowanych robi to dla wszystkich takich wierszy naraz.
• Pomiń — nie zapisuj tego wiersza w tym imporcie.

Przy tworzeniu kierowców otworzy się okno z osobami z plików, ich platformą, e-mailem i telefonem. Jeśli ta sama osoba jeździ na dwóch platformach, aplikacja zaproponuje połączenie: zaznacz To ta sama osoba — utwórz jednego kierowcę. Kliknij Utwórz kierowców, a podgląd przeliczy się od razu z nowymi osobami.

Po ręcznym wyborze aplikacja zapamięta identyfikator kierowcy z Bolta, Ubera lub FreeNow. W następnym tygodniu dopasuje go już sama.

Krok 5. Przeczytaj podgląd przed zapisem

Sekcja Podgląd — co zostanie zapisane pokazuje każdego kierowcę z nazwą jego szablonu, wyliczoną Wypłatą i statusem. Pod kierowcą widać, jakie kwoty z plików trafią do pól szablonu, np. brutto, netto, prowizję i gotówkę z Bolta oraz z Ubera.

Pod kwotami mogą pojawić się dodatkowe wiersze:

• Puste pola do uzupełnienia ręcznie — pola szablonu, których nie ma w plikach platform, np. faktury, bonusy czy zaległość. Uzupełnisz je w rozliczeniu kierowcy po imporcie.
• Przeniesione z poprzedniego tygodnia — pola przenoszone automatycznie, np. stały czynsz za auto.
• Dane z pliku nieużyte w szablonie — kwoty z raportu, z których szablon nie korzysta, np. napiwki. To informacja, nie błąd. Jeśli chcesz je liczyć, dodaj je w szablonie.
• Pliki nie wypełniają żadnego pola szablonu. — szablon nie ma ustawionych źródeł pól. Kliknij Otwórz szablon i wskaż, z których kolumn plików mają się wypełniać pola.

Kierowcę, którego nie chcesz teraz zapisywać, odznacz w pierwszej kolumnie. Jeśli kierowca dostaje dane z tej samej platformy dwa razy, np. po wgraniu dwóch plików z Bolta albo po przypisaniu dwóch wierszy do jednej osoby, zobaczysz konflikt i nie da się go zaznaczyć. Usuń zdublowany plik lub popraw przypisanie i kliknij Analizuj pliki jeszcze raz.

Krok 6. Zatwierdź import

Kliknij Zatwierdź import. Liczba w nawiasie to liczba zaznaczonych kierowców. W oknie potwierdzenia sprawdź tydzień i liczbę rozliczeń, a potem kliknij Tak, zapisz.

W sekcji Wynik zapisu przy każdym kierowcy zobaczysz utworzono albo zaktualizowano. Jeśli przy kimś jest błąd, pozostałe rozliczenia i tak się zapiszą, a błąd wyjaśnia, co poprawić.

Następnie wróć do Rozliczenia, uzupełnij pola ręczne i wyślij kierowcom rozliczenia.

Ponowny import tego samego tygodnia

Możesz wgrać pliki za tydzień, który ma już rozliczenia, np. gdy platforma poprawiła raport albo jeden z plików przyszedł później. Import nie tworzy wtedy drugiego rozliczenia, tylko aktualizuje istniejące. Kierowcy, u których coś się zmieni, dostaną status Nadpisanie. Nowe kwoty są oznaczone na czerwono, a obok przekreślone są poprzednie. Status Bez zmian oznacza, że pliki dają te same kwoty co zapisane.

Najczęstsze problemy

• Nie wykryto okresu — nazwa pliku została zmieniona. Wybierz tydzień ręcznie albo pobierz plik ponownie.
• Wgrane pliki wskazują na różne okresy — jeden z plików jest z innego tygodnia. Usuń go albo wybierz właściwy tydzień.
• Nierozpoznany plik — to nie jest jeden z obsługiwanych raportów. Sprawdź, czy z Ubera pobrałeś Płatności – kierowca, a z Bolta Zarobki na kierowcę.
• Wypłata 0,00 zł i komunikat, że pliki nie wypełniają pól — ustaw źródła pól w szablonie.
• Liczba kolumn nie zgadza się z nagłówkiem — plik był edytowany po pobraniu. Pobierz go jeszcze raz z panelu i wgraj bez zmian.

Co dalej

• Ustaw źródła pól szablonu, czyli które kolumny z plików trafiają do rozliczenia.
• Ustaw pola i formuły w szablonie rozliczenia.
• Sprawdź i wyślij cotygodniowe rozliczenie kierowcy.
• Wygeneruj paczkę przelewów dla zapisanych rozliczeń.