Dokument prawny

Regulamin świadczenia usług

Ostatnia aktualizacja: 20 lutego 2026 r.

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez TwojaFlota oraz prawa i obowiązki stron. Korzystanie z Serwisu oznacza akceptację Regulaminu.

§1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z systemu zarządzania flotą pojazdów dostępnego pod adresem twojaflota.com.pl oraz subdomenami w formacie *.twojaflota.com.pl (dalej: „Serwis”).
  2. Usługodawcą jest Bartosz Paszkowski CalmDriver Taxi z siedzibą pod adresem Antoniukowska 52/9, 15-845 Białystok, NIP: 5423438338 (dalej: „TwojaFlota” lub „Usługodawca”).
  3. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie pod adresem twojaflota.com.pl/regulamin w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.
  4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.

§2. Definicje

SerwisPlatforma SaaS dostępna pod adresem twojaflota.com.pl i subdomenami, służąca do zarządzania flotą pojazdów.
Użytkownik / Właściciel flotyOsoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub osoba prawna, która zawarła umowę z TwojaFlota i posiada aktywne konto.
KierowcaOsoba, której dane zostały wprowadzone do Serwisu przez Użytkownika i która może posiadać ograniczony dostęp do panelu kierowcy.
KontoZindywidualizowane konto Użytkownika dostępne przez subdomenę *.twojaflota.com.pl, chronione loginem i hasłem.
PlanWybrany przez Użytkownika wariant subskrypcji (miesięczny lub roczny) wraz z odpowiadającą mu opłatą.
Okres próbny (Trial)30-dniowy bezpłatny dostęp do pełnej funkcjonalności Serwisu, dostępny po rejestracji. Nie wymaga podania danych karty płatniczej.
StripeZewnętrzny operator płatności (Stripe Inc., USA) obsługujący transakcje finansowe w Serwisie.
RODORozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

§3. Rejestracja i konto

  1. Korzystanie z Serwisu wymaga rejestracji i założenia Konta. Rejestracja jest dostępna na stronie twojaflota.com.pl/register.
  2. Do rejestracji wymagane są: adres e-mail, hasło, nazwa firmy oraz nazwa subdomeny. Podanie danych karty płatniczej jest wymagane do aktywacji Okresu próbnego.
  3. Użytkownik zobowiązuje się do podania prawdziwych, aktualnych i kompletnych danych podczas rejestracji oraz do ich aktualizowania.
  4. Jedno konto może być przypisane wyłącznie do jednej firmy (organizacji). Niedozwolone jest udostępnianie danych logowania osobom trzecim spoza organizacji.
  5. TwojaFlota zastrzega sobie prawo do odmowy rejestracji lub usunięcia konta bez podania przyczyny, w szczególności w przypadku naruszenia Regulaminu.
  6. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za działania podejmowane z jego Konta.

§4. Okres próbny i płatności

  1. Po rejestracji Użytkownik otrzymuje 30-dniowy bezpłatny Okres próbny z dostępem do wszystkich funkcji Serwisu.
  2. Aktywacja Okresu próbnego nie wymaga podania danych karty płatniczej.
  3. Po zakończeniu Okresu próbnego Użytkownik może wybrać płatny Plan. Bez aktywnego Planu dostęp do Serwisu zostanie zawieszony.
  4. Aktualne ceny Planów:
    Plan miesięczny: 246 zł brutto (200 zł netto + VAT 23%) / miesiąc.
    Plan roczny: 1 476 zł brutto (1 200 zł netto + VAT 23%) / rok.
  5. Płatności obsługuje Stripe. TwojaFlota nie przechowuje danych kart płatniczych.
  6. Faktury VAT wystawiane są automatycznie przez Stripe po każdym pobraniu opłaty i przesyłane na adres e-mail Użytkownika.
  7. W przypadku niepowodzenia płatności TwojaFlota podejmie do 3 prób pobrania opłaty w ciągu 7 dni. Po bezskutecznym upływie tego czasu dostęp do Serwisu może zostać zawieszony.
  8. Ceny mogą ulec zmianie z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia dla aktywnych subskrybentów.
Opłaty za subskrypcję są bezzwrotne, z wyjątkiem przypadków wyraźnie przewidzianych w niniejszym Regulaminie lub wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa.

§5. Zakres usług

Serwis TwojaFlota udostępnia w ramach aktywnej subskrypcji następujące funkcjonalności:

  • Zarządzanie flotą pojazdów (dane, historia serwisowa, usterki)
  • Zarządzanie kierowcami (karty kierowców, dokumenty, RODO)
  • Śledzenie GPS w czasie rzeczywistym i historia tras
  • Automatyczne rozliczenia z importem danych Bolt / Uber / FreeNow
  • Generowanie faktur VAT dla kierowców w formacie PDF
  • Generowanie i archiwizacja umów (B2B, o pracę)
  • System zadań, przypomnień i alertów (ubezpieczenia, przeglądy)
  • Własna subdomena w domenie twojaflota.com.pl
  • Wsparcie techniczne drogą e-mailową w języku polskim
TwojaFlota dokłada starań, aby Serwis był dostępny 24/7. Planowane przerwy techniczne będą komunikowane z wyprzedzeniem. Gwarantowany poziom dostępności (SLA) wynosi 99% w skali miesiąca, z wyłączeniem zdarzeń siły wyższej.

§6. Obowiązki Użytkownika

Użytkownik zobowiązuje się w szczególności do:

  1. Korzystania z Serwisu zgodnie z obowiązującym prawem, normami społecznymi i postanowieniami niniejszego Regulaminu.
  2. Nieudostępniania Serwisu osobom trzecim w celu odsprzedaży bez pisemnej zgody TwojaFlota (zakaz sublicencjonowania).
  3. Dbałości o bezpieczeństwo danych logowania i niezwłocznego powiadomienia TwojaFlota o podejrzeniu nieautoryzowanego dostępu.
  4. Wprowadzania do Serwisu wyłącznie danych, do których przetwarzania posiada odpowiednią podstawę prawną (w szczególności danych osobowych kierowców).
  5. Zawarcia stosownych umów powierzenia przetwarzania danych (DPA) z kierowcami, jeśli wymagają tego przepisy RODO.
  6. Niezwłocznego aktualizowania swoich danych kontaktowych i rozliczeniowych.
  7. Niepodejmowania działań mogących zakłócić pracę Serwisu, w tym ataków DDoS, scrappingu danych, prób nieautoryzowanego dostępu.

§7. Prawa i obowiązki TwojaFlota

  1. TwojaFlota zobowiązuje się do świadczenia usług z należytą starannością i zgodnie z opisem funkcjonalności opublikowanym w Serwisie.
  2. TwojaFlota zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian i ulepszeń w Serwisie bez uprzedniego powiadomienia, pod warunkiem że zmiany nie ograniczają istotnie funkcjonalności objętej aktywną subskrypcją.
  3. TwojaFlota może zawiesić lub zakończyć świadczenie usług w stosunku do Użytkownika naruszającego Regulamin, po uprzednim powiadomieniu e-mailem z 7-dniowym wyprzedzeniem (z wyjątkiem rażących naruszeń, gdzie blokada jest natychmiastowa).
  4. TwojaFlota przechowuje kopie zapasowe danych Użytkownika przez okres do 30 dni od daty ich usunięcia lub zakończenia umowy.
  5. TwojaFlota udostępnia Użytkownikowi możliwość eksportu własnych danych na żądanie.

§8. Ochrona danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych Użytkowników jest TwojaFlota. Szczegółowe informacje zawiera Polityka prywatności dostępna pod adresem twojaflota.com.pl/polityka-prywatnosci.
  2. Dane osobowe kierowców wprowadzane przez Użytkownika są przetwarzane przez TwojaFlota jako podmiot przetwarzający na zlecenie Użytkownika, który w stosunku do tych danych pełni rolę administratora.
  3. TwojaFlota i Użytkownik zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) z chwilą akceptacji niniejszego Regulaminu. Jej treść stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu.
  4. Użytkownik zapewnia, że posiada odpowiednią podstawę prawną do wprowadzenia danych osobowych kierowców do Serwisu (zgoda, umowa lub inny tytuł prawny zgodny z RODO).
  5. Dane wrażliwe kierowców (PESEL, IBAN) są szyfrowane w bazie danych i niedostępne dla pracowników TwojaFlota bez osobnej autoryzacji.

§9. Odpowiedzialność

  1. TwojaFlota nie ponosi odpowiedzialności za:
    • Szkody wynikające z przerw w dostępie do Serwisu spowodowanych siłą wyższą lub awariami po stronie zewnętrznych dostawców infrastruktury.
    • Poprawność i kompletność danych wprowadzonych do Serwisu przez Użytkownika lub kierowców.
    • Decyzje biznesowe podjęte na podstawie raportów i analiz generowanych przez Serwis.
    • Utratę danych spowodowaną działaniem lub zaniechaniem Użytkownika.
  2. Odpowiedzialność TwojaFlota z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy jest ograniczona do wysokości opłat uiszczonych przez Użytkownika w ciągu ostatnich 3 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę.
  3. Powyższe ograniczenia nie stosują się do szkód wyrządzonych umyślnie przez TwojaFlota.
  4. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za naruszenie przepisów RODO w związku z przetwarzaniem danych osobowych kierowców przy użyciu Serwisu.

§10. Reklamacje

  1. Reklamacje dotyczące działania Serwisu należy zgłaszać drogą e-mailową na adres: kontakt@twojaflota.com.pl z tytułem wiadomości: REKLAMACJA.
  2. Reklamacja powinna zawierać: imię i nazwisko lub nazwę firmy, adres e-mail przypisany do konta, opis problemu oraz datę jego wystąpienia.
  3. TwojaFlota rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni roboczych od jej otrzymania i prześle odpowiedź na adres e-mail Użytkownika.
  4. W przypadku nieuwzględnienia reklamacji Użytkownik ma prawo do skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów, w tym mediacji lub arbitrażu.

§11. Rozwiązanie umowy

  1. Użytkownik może anulować subskrypcję w dowolnym momencie z poziomu panelu konta (sekcja Moje konto → Zarządzaj subskrypcją) lub przez kontakt z pomocą techniczną.
  2. Po anulowaniu subskrypcja pozostaje aktywna do końca opłaconego okresu rozliczeniowego. Po tym czasie dostęp zostaje wstrzymany, a dane są przechowywane przez 30 dni, po czym usuwane.
  3. TwojaFlota może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, przesyłając stosowne powiadomienie na adres e-mail Użytkownika.
  4. W przypadku rażącego naruszenia Regulaminu (w szczególności: próby włamania, odsprzedaży dostępu, naruszenia praw własności intelektualnej) TwojaFlota może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym bez prawa do zwrotu opłat.
  5. Na pisemny wniosek Użytkownika złożony przed upływem 30 dni od zakończenia umowy TwojaFlota udostępni eksport danych w formacie CSV/JSON.

§12. Postanowienia końcowe

  1. TwojaFlota zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. O zmianach Użytkownicy zostaną powiadomieni drogą e-mailową co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie.
  2. Brak sprzeciwu wobec zmian w terminie 14 dni od otrzymania powiadomienia oznacza ich akceptację. W przypadku sprzeciwu Użytkownik ma prawo do rozwiązania umowy bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
  3. Regulamin oraz wszelkie spory wynikające z jego stosowania podlegają prawu polskiemu.
  4. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów jest sąd właściwy dla siedziby TwojaFlota, z zastrzeżeniem odmiennych przepisów dotyczących konsumentów.
  5. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
  6. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 20 lutego 2026 r.
  7. Załącznik nr 1 (Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych) obowiązuje od dnia 18 października 2026 r. dla Użytkowników rejestrujących się od tego dnia, a dla Użytkowników zarejestrowanych wcześniej — od dnia 1 listopada 2026 r., zgodnie z ust. 1.
Masz pytania dotyczące Regulaminu? Napisz do nas — odpowiemy w ciągu 1 dnia roboczego.

Dane Usługodawcy

Bartosz Paszkowski CalmDriver Taxi

Antoniukowska 52/9, 15-845 Białystok

NIP: 5423438338

E-mail: kontakt@twojaflota.com.pl

§13. Program poleceń

  1. Każdy Klient otrzymuje w panelu kod i link polecający.
  2. Nowy Klient, który zarejestruje się z kodem polecającym, otrzymuje 60-dniowy okres próbny zamiast 30-dniowego.
  3. Polecający otrzymuje rabat 200 zł netto na najbliższą fakturę za każdego poleconego Klienta, który opłaci pierwszą fakturę. Rabaty niewykorzystane w danej fakturze przechodzą na kolejne.
  4. Nagroda nie przysługuje przy poleceniu samego siebie lub podmiotu powiązanego (ten sam właściciel konta, adres e-mail, NIP, telefon lub karta płatnicza). Limit wynosi 12 nagród w ciągu 12 miesięcy.
  5. Rabat nie podlega wymianie na gotówkę i wygasa wraz z zakończeniem subskrypcji.
  6. Operator może wstrzymać nagrodę w razie nadużyć.

Załącznik nr 1. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Niniejsza umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych („Umowa powierzenia”) jest zawierana pomiędzy Użytkownikiem jako administratorem danych („Administrator”) a TwojaFlota jako podmiotem przetwarzającym („Podmiot przetwarzający”), w wykonaniu art. 28 ust. 3 RODO. Umowa powierzenia zostaje zawarta z chwilą akceptacji Regulaminu, a w przypadku Użytkowników zarejestrowanych wcześniej — z dniem wejścia w życie Załącznika nr 1 (§12 ust. 7 Regulaminu). W razie sprzeczności z Regulaminem w zakresie ochrony danych osobowych pierwszeństwo ma Umowa powierzenia.

Potrzebujesz umowy powierzenia podpisanej osobno (np. podpisem zaufanym lub kwalifikowanym)? Napisz na kontakt@twojaflota.com.pl — prześlemy ją do podpisu.

§ 1. Przedmiot i cel powierzenia

  1. Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w zakresie i celu określonym w Umowie powierzenia, a Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać je zgodnie z Umową powierzenia, RODO i innymi przepisami prawa.
  2. Celem przetwarzania jest wyłącznie świadczenie usług Serwisu na rzecz Administratora, w szczególności:
    1. prowadzenie ewidencji kierowców, pojazdów, umów i dokumentów;
    2. import raportów z platform przewozowych (Bolt, Uber, FreeNow) i przygotowywanie rozliczeń kierowców, w tym potrąceń, składek ZUS i zaliczek na podatek wyliczanych według zasad wskazanych przez Administratora;
    3. generowanie dokumentów (rozliczeń PDF, umów, protokołów przekazania pojazdu);
    4. pomoc przy wdrożeniu na zlecenie Administratora, w tym utworzenie kont kierowców na podstawie przekazanych raportów oraz odwzorowanie arkusza rozliczeń Administratora w Serwisie;
    5. wsparcie techniczne na zgłoszenie Administratora.
  3. Przetwarzanie obejmuje: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, porządkowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, porównywanie, udostępnianie Administratorowi i kierowcom w ich panelu, ograniczanie, usuwanie i niszczenie danych — w formie elektronicznej.
  4. Podmiot przetwarzający przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Za udokumentowane polecenie uznaje się Umowę powierzenia, korzystanie przez Administratora z funkcji Serwisu oraz polecenia przesłane e-mailem.

§ 2. Rodzaj danych i kategorie osób

  1. Powierzenie obejmuje dane następujących kategorii osób:
    1. kierowcy współpracujący z Administratorem (pracownicy, zleceniobiorcy, osoby współpracujące na innej podstawie), także byli;
    2. pracownicy i współpracownicy Administratora korzystający z Serwisu.
  2. Powierzenie obejmuje następujące rodzaje danych zwykłych:
    1. dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia, numer dowodu osobistego, numer prawa jazdy i data jego ważności;
    2. dane kontaktowe: adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu;
    3. dane finansowe: numer rachunku bankowego, przychody z platform przewozowych, kwoty rozliczeń, potrąceń, wypłat i zaległości;
    4. dane do rozliczeń składkowo-podatkowych: rodzaj umowy, status studenta lub wiek poniżej 26 lat, ubezpieczenie chorobowe, stosowanie PIT-2, kwoty składek ZUS i zaliczek na podatek;
    5. identyfikatory kierowcy w aplikacjach Bolt, Uber i FreeNow;
    6. dane o pojazdach przypisanych do kierowców, przebiegu, tankowaniach, szkodach i usterkach, w tym zdjęcia;
    7. treść umów, protokołów i dokumentów wgranych przez Administratora;
    8. dane logowania do Serwisu i dane techniczne (adres IP, dzienniki zdarzeń);
    9. dane lokalizacyjne pojazdów — wyłącznie jeżeli Administrator podłączy lokalizatory GPS.
  3. Powierzenie nie obejmuje szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) ani danych o wyrokach skazujących (art. 10 RODO). Administrator zobowiązuje się nie wprowadzać ich do Serwisu.
  4. Dane PESEL, numer dowodu osobistego, adres zamieszkania i numer rachunku bankowego są przechowywane w Serwisie w postaci zaszyfrowanej.

§ 3. Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

Podmiot przetwarzający zobowiązuje się:

  1. przetwarzać dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, także w zakresie przekazywania danych do państwa trzeciego, chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo UE lub prawo polskie — wtedy przed rozpoczęciem przetwarzania informuje o tym Administratora, o ile prawo tego nie zabrania;
  2. niezwłocznie poinformować Administratora, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych;
  3. dopuszczać do danych wyłącznie osoby upoważnione, które zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegają ustawowemu obowiązkowi tajemnicy, także po ustaniu zatrudnienia lub współpracy;
  4. stosować środki bezpieczeństwa, o których mowa w art. 32 RODO i w § 4 Umowy powierzenia;
  5. przestrzegać warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego określonych w § 5 Umowy powierzenia;
  6. w miarę możliwości pomagać Administratorowi, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie ich praw z rozdziału III RODO; żądanie skierowane bezpośrednio do Podmiotu przetwarzającego przekaże Administratorowi niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych, i sam na nie nie odpowie;
  7. uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne mu informacje, pomagać Administratorowi wywiązać się z obowiązków z art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków, uprzednie konsultacje);
  8. udostępniać Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO oraz umożliwiać kontrole na zasadach z § 7 Umowy powierzenia;
  9. prowadzić rejestr kategorii czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO;
  10. nie wykorzystywać powierzonych danych do własnych celów, w tym do trenowania modeli sztucznej inteligencji, ani nie udostępniać ich podmiotom trzecim, z wyjątkiem podprocesorów wymienionych w § 10.

§ 4. Bezpieczeństwo danych

  1. Podmiot przetwarzający, uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrożenia oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku, w szczególności:
    1. szyfrowanie transmisji danych (HTTPS/TLS);
    2. szyfrowanie w bazie danych numeru PESEL, numeru dowodu osobistego, adresu zamieszkania i numeru rachunku bankowego algorytmem AES-256-GCM;
    3. przechowywanie haseł użytkowników wyłącznie w postaci skrótu (bcrypt);
    4. logiczne odseparowanie danych Administratora od danych innych klientów Serwisu — każdy rekord jest przypisany do konta Administratora, a dostęp do niego wymaga zalogowania do tego konta;
    5. kontrolę dostępu opartą na rolach (administrator firmy, kierowca widzący wyłącznie własne dane), ochronę przed atakami CSRF oraz rejestrowanie operacji istotnych dla bezpieczeństwa;
    6. przechowywanie zdjęć i dokumentów w niepublicznym miejscu, udostępnianych wyłącznie po zalogowaniu;
    7. serwer w centrum danych na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego, chroniony zaporą sieciową, z dostępem administracyjnym ograniczonym do Podmiotu przetwarzającego;
    8. regularne aktualizacje oprogramowania i systemu operacyjnego oraz codzienne kopie zapasowe bazy danych i plików, szyfrowane (AES-256) przed wysłaniem i przechowywane przez 30 dni w centrum danych w UE;
    9. testowanie zmian na odrębnym środowisku, które nie zawiera danych Administratora.
  2. Pliki przekazane przez Administratora poza Serwisem (np. e-mailem, w celu wdrożenia) Podmiot przetwarzający przechowuje wyłącznie przez czas potrzebny do ich wprowadzenia do Serwisu, a następnie usuwa je ze skrzynki pocztowej i urządzeń lokalnych, nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania.

§ 5. Dalsze powierzenie (podprocesorzy)

  1. Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie przez Podmiot przetwarzający z usług podprocesorów wymienionych w § 10.
  2. O zamiarze dodania lub zmiany podprocesora Podmiot przetwarzający informuje Administratora e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej. W tym terminie Administrator może zgłosić uzasadniony sprzeciw; jeżeli Strony nie dojdą do porozumienia, Administrator może rozwiązać umowę o świadczenie usług ze skutkiem natychmiastowym.
  3. Podmiot przetwarzający nakłada na podprocesora, w drodze umowy, te same obowiązki ochrony danych co w Umowie powierzenia, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.
  4. Przekazanie danych do państwa poza Europejskim Obszarem Gospodarczym następuje wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym EU–US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych.
  5. Jeżeli podprocesor nie wywiąże się ze swoich obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Administratora spoczywa na Podmiocie przetwarzającym.

§ 6. Naruszenia ochrony danych

  1. Podmiot przetwarzający zawiadamia Administratora o stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 36 godzin od jego stwierdzenia, e-mailem na adres przypisany do konta Administratora w Serwisie.
  2. Zawiadomienie zawiera co najmniej informacje wymienione w art. 33 ust. 3 RODO, o ile są dostępne; brakujące informacje Podmiot przetwarzający przekazuje niezwłocznie po ich uzyskaniu.
  3. Podmiot przetwarzający niezwłocznie podejmuje działania ograniczające skutki naruszenia i dokumentuje je.

§ 7. Kontrola

  1. Administrator ma prawo kontrolować, czy Podmiot przetwarzający przestrzega Umowy powierzenia, w szczególności żądając pisemnych wyjaśnień i dokumentów albo przeprowadzając audyt samodzielnie lub przez upoważnionego audytora zobowiązanego do zachowania tajemnicy.
  2. O audycie Administrator zawiadamia z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Audyt odbywa się w dni robocze, w godzinach 9:00–16:00, nie częściej niż raz w roku, chyba że doszło do naruszenia ochrony danych. Audyt nie obejmuje danych innych klientów Serwisu.
  3. Na pisemne pytania Administratora Podmiot przetwarzający odpowiada w ciągu 7 dni.

§ 8. Czas trwania i usunięcie danych

  1. Umowa powierzenia obowiązuje przez czas korzystania przez Administratora z Serwisu i wygasa wraz z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy o świadczenie usług.
  2. Po zakończeniu świadczenia usług Administrator może przez 30 dni pobrać swoje dane z Serwisu albo zażądać ich eksportu (§11 ust. 5 Regulaminu).
  3. Po upływie tego terminu Podmiot przetwarzający usuwa powierzone dane wraz z ich kopiami, chyba że prawo UE lub prawo polskie nakazuje ich dalsze przechowywanie, i na żądanie potwierdza usunięcie e-mailem.

§ 9. Postanowienia końcowe

  1. Odpowiedzialność Stron za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych określają art. 82 RODO i przepisy Kodeksu cywilnego.
  2. Adresy do kontaktu w sprawach ochrony danych: Administrator — adres e-mail przypisany do konta w Serwisie; Podmiot przetwarzający — kontakt@twojaflota.com.pl.
  3. Zmiany Umowy powierzenia następują w trybie zmiany Regulaminu (§12), z wyjątkiem zmian listy podprocesorów dokonywanych w trybie § 5 ust. 2.
  4. Na żądanie Administratora Strony mogą zawrzeć odrębną umowę powierzenia w formie elektronicznej lub pisemnej. W razie sprzeczności pierwszeństwo ma umowa odrębna.
  5. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy RODO, ustawy o ochronie danych osobowych i Kodeksu cywilnego.

§ 10. Lista podprocesorów

PodprocesorZakresMiejsce przetwarzaniaPodstawa transferu
OVH SAS (Francja)serwer aplikacji i bazy danych, poczta e-mail TwojaFlotaUEnie dotyczy
Backblaze, Inc.przechowywanie zaszyfrowanych kopii zapasowych (bez dostępu do klucza)UE (Amsterdam)nie dotyczy
Resend, Inc. (USA)wysyłka e-maili z Serwisu (zaproszenia kierowców, resetowanie hasła, powiadomienia) — adres e-mail, imię i nazwisko, treść powiadomieniaUSAstandardowe klauzule umowne
Google Ireland Ltd / Google LLC — Gemini APIodczyt treści faktur i arkuszy rozliczeń wgranych przez Administratora (np. przy odwzorowaniu arkusza); dane nie służą do trenowania modeliUE / USAEU–US Data Privacy Framework, standardowe klauzule umowne
Anthropic PBC (USA)generowanie projektów umów z pomocą AI — wyłącznie gdy Administrator użyje tej funkcjiUSAstandardowe klauzule umowne

Płatności za Serwis obsługuje Stripe. Stripe nie otrzymuje danych kierowców, więc nie jest podprocesorem w rozumieniu Umowy powierzenia.